文化共享工程档案是全国文化信息资源共享工程北京市各级分、支中心、服务点在各项服务活动、宣传活动、管理工作中直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录，反映共享工程在北京市建设进程和活动情况的原始记录，是总结工作、制定规划、进行决策以及学术研究的重要依据和参考资料。共享工程档案按照分级管理原则，形成齐全完整、系统的档案，并妥善保管，提供利用。

    一、归档范围

    凡是反映本单位共享工程工作活动具有查考利用价值的文件材料，均属于归档范围。主要有以下四个部分：

    （一）上级机关的文件材料：

    1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

    2、上级机关颁发的要执行的业务性文件以及法规性文件；

    3、党和国家领导人、人大代表、政协委员、上级机关领导等视察检查本单位相关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的音像材料；

    （二）本单位的文件材料

    1、本单位党总支和行政领导会议形成的相关文件材料；

    2、本单位的请示与上级机关的批复文件；

    3、本单位形成的共享工程工作计划、总结、报告；

    4、本单位汇总的共享工程工作统计报表和统计分析资料；

    5、本单位开展服务形成的文字、图片、音频、视频材料，图片和视频材料要有相关文字说明；

    6、人民群众对于此项工作的反馈材料；

    7、本单位制定的有关共享工程的工作条例、章程、制度等文件材料；

    8、本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本；

    9、本单位与有关机关单位签订的相关合同、协议书等文件材料；

    二、归档时间

    1、上述文件及时归档，一般在工作、活动结束后一周时间内整理归档。

    2、每半年向上级单位移交一次本单位以及所属下级单位的此期间内的全部档案。

    3、北京市分中心每年汇总、整理全市各级分中心、服务点的全部档案，形成完整的北京市文化信息资源共享工程档案。

    4、重要活动的文字、图片除本单位留档外，依联络员制度、工作月报制度及时报北京市分中心。

    三、归档要求

    1、归档的文字材料必须字迹清晰工整，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

    2、归档的文件材料要完整、系统、真实。

    3、向上级分中心移交的归档的文件必须是原件，本单位如需保留可复制。特殊材料本单位必须留存原件的，须经北京市分中心批准并提交复制件。

    4、保持归档文件材料之间的历史联系，发生的时间、地点要准确。

    四、归档手续

    由各单位指定专人办理档案移交手续，双方移交人员根据移交档案目录进行认真清点、核对，证明材料符合移交目录后，交接双方履行签字手续，移交档案目录一式二份，由交接双方各持一份保存。